Investimentos em novas tecnologias ampliam a agilidade e a transparência no atendimento da Liderança Administradora de Condomínios

O balancete interativo e a assembleia virtual são dois dos exemplos desta evolução digital natural para a empresa

Julio Cesar Eiroff / Foto: Daniel Zimmermann

As novas tecnologias, principalmente surgidas a partir da internet, vieram para facilitar e agilizar muitos de nossos comportamentos. Em sua constante evolução, a Liderança Administradora de Condomínios busca reconhecer e aplicar as práticas mais modernas e atualizadas na assessoria do corpo diretivo dos condomínios. Para isso, são necessárias boas doses de investimento intelectual, financeiro e operacional. A pandemia do novo Coronavírus e suas restrições têm sido responsáveis por antecipar a chegada ou estabelecer determinadas práticas no setor. A assembleia virtual, até então presencial, é um dos exemplos.

“No início do meu trabalho na Liderança, as informações demoravam a chegar, principalmente pela inexistência de ferramentas de comunicação como existe hoje o WhatsApp. A incorporação da tecnologia agilizou não somente o acesso à informação, mas também possibilitou transparência na apresentação que chega aos moradores”, comenta Julio César Eiroff, Diretor Operacional, que faz parte da linha de frente destes investimentos.

A trajetória de quase uma década na empresa fez com que o Julio acompanhasse esse processo de evolução tecnológica. A sócia fundadora, Neusa Maria Tribeck Ferreira, confiou na juventude, honestidade e competência demonstrada por este profissional, que deu seus primeiros passos no setor financeiro da Liderança. Outros desafios chegaram e ele foi promovido para atuar em diferentes áreas, dentre as quais, Recursos Humanos e Contabilidade. Podemos afirmar que empresa e colaborador cresceram juntos, inovando procedimentos e processos de gestão. Atualmente a empresa conta com mais de 40 funcionários, assessorando mais de 200 condomínios.

“É grande a satisfação em olhar o caminho trilhado nesta atividade e hoje ser considerado exemplo de profissional àqueles que estão iniciando sua trajetória. Na rotina diária, busco sempre me atualizar em tudo, para realizar os atendimentos e as diferentes demandas com profissionalismo e eficiência. A Liderança é uma empresa preparada para atender todas as necessidades de um condomínio, o que é um grande desafio”, enfatiza o
Diretor Operacional.

Novo sistema e balancete interativo

Dentre as transformações tecnológicas implantadas na Liderança Administradora de Condomínios, destaca-se uma plataforma interativa, onde não só o síndico, mas também os condôminos em casos específicos, têm acesso às informações. “Hoje possuímos uma ferramenta online automatizando, dentre outros serviços, a leitura de gás e água, que até pouco tempo era feito no processo manual com registro em livro, o qual dependia de uma logística de malote para chegar até o lançamento no sistema. A modernização dos processos além de agilizar, diminui os erros operacionais”, esclarece Julio, destacando ainda facilidades na inclusão das métricas de consumo e os custos. Tudo está lançado e arquivado no modo digital.

Foto: Daniel Zimmermann

Essa mesma plataforma, disponibiliza opção de consulta e controle da inadimplência. No item Relatórios Atualizados verifica-se a situação financeira do condomínio, em tempo real. Sempre amparados pela lei de proteção de dados. É no mesmo local que se encontra o balancete interativo, um avanço expressivo na forma e na apresentação das informações financeiras e operacionais: “A Liderança, já há algum tempo buscava opções tecnológicas que possibilitassem disponibilizar o balancete de modo online. Isto permite que o corpo diretivo do condomínio, analise e confira os demonstrativos financeiros em tempo real, num processo interativo e menos cansativo. Prática cada vez mais necessária e urgente” esclarece Julio.

Nesse modelo de demonstração, todas as notas fiscais do balancete são escaneadas, permite conferir em porcentagens os lançamentos dos serviços de manutenção, da zeladoria, da portaria, da administração, entre outros temas, mantendo dados dos meses anteriores e apresentando uma média geral. Isto fez com que se elevasse a transparência dos processos em nível nunca antes visto. Para Julio Cesar, a “transparência na gestão traz credibilidade tanto ao síndico quanto para a Liderança”.

A empresa completa os investimentos em novas tecnologias com a implantação do Aplicativo Liderança Condomínios – que já pode ser baixado na Play Store e na Apple Store. No app estão as principais informações, como dados cadastrais e outros utilizados na rotina da administração, mantendo a gestão organizada, moderna e muito mais segura.

Assembleias virtuais

Julio Cesar Eiroff / Foto: Daniel Zimmermann

Em decorrência do cenário mundial, a incorporação tecnológica mais importante nesta fase da administração é a assembleia virtual que até pouco tempo era somente presencial. Com o advento da pandemia e o fechamento dos espaços públicos, esse evento passou a ser virtual. Uma transformação marcante para a Liderança, síndicos, condôminos e moradores. “Neste sentido, o síndico participa desde o agendamento a preparação do edital de convocação e a divulgação do funcionamento da plataforma a ser utilizada para a realização da assembleia virtual. Considerando a importância desse evento, a empresa investiu em equipamentos e na preparação dos colaboradores, amenizando as dificuldades e transformando-se em uma evolução natural”, pontua Julio.

Este atendimento personalizado, exclusivo, também está na postura da Joyce Broering, Supervisora de Administração da Liderança. “Nosso diferencial está na preparação e realização da assembleia dentro da empresa, o contato com o síndico em todas as fases, atenção aos conteúdos a serem deliberados e os registros em ata”, reforça a profissional responsável por essa atividade, que vai além do simples controle das assembleias, ordinárias e extraordinárias, incluindo as datas-limite e a expedição dos editais.

Para obter o máximo de transparência, Joyce e sua equipe tratam da pauta juntamente com o síndico, primando pela clareza dos conteúdos textuais. Junto com as assembleias virtuais, novos procedimentos na elaboração do edital foram necessários e a solução mais prática foi disponibilizar um manual sobre o uso do aplicativo e um canal para esclarecimento de dúvidas.

Joyce Broering / Foto: Daniel Zimermann

Para o sucesso das assembleias, a preparação da apresentação e tudo o que a envolve é o carro-chefe: “Temos o maior cuidado com a preparação e a apresentação, facilitando o nosso colaborador a conduzir conforme estabelece a convenção do Condomínio. É também observado o perfil do colaborador que vai participar, considerando a pauta e o tipo de condomínio, mantendo a personalização do serviço”. Os cuidados continuam na composição da mesa da assembleia, com a orientação dos perfis ideais dentre os participantes. “Estamos sempre à disposição para secretariar, porém o presidente da mesa é quem comanda. Inclusive, o cargo também é posto em votação”.

As assembleias virtuais devem integrar a rotina da maioria dos condomínios, tendo em vista suas facilidades. Porém, para manter esse modelo é necessário alterar a convenção. “Muitos condomínios já aderiram à prática das assembleias virtuais, neste formato, os moradores têm a comodidade de poder acessar a reunião de casa, do trabalho ou de qualquer outro local do mundo”, explica Joyce.

Atendimento personalizado

Flavio Santiago da Silva / Foto: Divulgação

Há três anos Flavio Santiago da Silva atua como síndico do Condomínio Daniela, no Centro de Florianópolis. É sua primeira gestão e formou-se em 2018 no curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional ministrado pela Liderança. “Pelo tamanho do desafio e da complexidade, fiz o curso e agora estou montando uma empresa para me tornar síndico profissional. Não era essa a intenção inicial, mas o curso me trouxe bastante segurança. Ele dá uma visão do mundo condominial, auxilia a fazer parte do mercado, deste universo. E a gente começa a perceber a problemática de um todo, da cultura brasileira”, pontua o síndico.

Flávio encontra na Liderança suporte para as relações desenvolvidas na administração do espaço onde ele e seus vizinhos convivem. Para ele, a diferença começa no atendimento personalizado. E foi essa personalização que contribuiu para a adesão e o entendimento das assembleias virtuais, principalmente em um condomínio onde grande parte de seus moradores são idosos. A preparação cuidadosa assegura o sucesso desta condução. “Foi um desafio, mas os participantes acabaram experimentando, demos o apoio necessário, a tecnologia funcionou. Nós vivemos a era da transformação e da transparência”, comenta.

Essa transparência está explícita no balancete interativo, um grande diferencial da Liderança, e peça fundamental neste sentido. “É uma revolução. Com a Liderança a gente quis, mais do que nunca, apresentar todos os demonstrativos, colocar fotos de tudo. Atualmente há uma ansiedade das pessoas, que consomem muita informação, querer saber tudo em tempo real”, destaca Flávio.

O aperfeiçoamento no papel de todos do administrativo também é lembrado pelo síndico, citando pedidos ou solicitações de informações por parte dos moradores e que atualmente é entregue em pouquíssimo tempo. Ele dá um exemplo prático do funcionamento do balancete interativo: “Vamos fazer uma analogia com um parafuso, por exemplo. Se eu comprei um parafuso, com essa tecnologia conseguimos incluir no sistema a nota fiscal e onde ele foi empregado. O condômino consegue clicar na nota fiscal para conferi-la, e verificar, inclusive, que os impostos desta compra estão sendo recolhidos. O dinheiro do condomínio é de todos e a transparência é fundamental”, finaliza o síndico.

Artigo publicado no Diretório Condominial